新規デイサービスの生活相談員、仕事分担どうすれば？未経験管理者との連携を円滑に進める方法

この記事では、新規小規模デイサービスの生活相談員として、介護業務と事務業務の分担、未経験の管理者との連携に悩むあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。介護業界でのキャリアアップ、スキルアップを目指す方々にとって、日々の業務を効率的にこなし、利用者様により良いサービスを提供するためのヒントが満載です。

新規小規模デイサービスの生活相談員をすることになりました。職員の中で、有資格者は介護福祉士の私1人です。管理者は未経験、介護業界初の方です。私は、デイサービスで、介護業務とアセスメント、連絡帳記入、ケアマネさんとの情報交換、提供票の記入、バイタルチェックは看護師を手伝う程度、送迎票の管理、担会、利用者様の提供票の予定外の休みや追加の管理、送迎票と休み追加管理、担会は、別の職員と共同です。それ以外の契約、計画票作成、実績票、請求業務、連絡会や事業者会議等は、施設長、事務の人、社長がやっていました。新規デイでは、他の職員と共に、管理者が介護5割、事務5割、生活相談員の私は、介護6～7割、事務3～4割でと伝えられましたが、オープン前のケアマネさんへの営業を10日にもなっていない月始めに飛び込みで行こうとしていて、それは止めましたが、5割も任せて大丈夫かと思う部分もあり、現場仕事は好きなので、すべて引き受けることもなぁと思ってみたり…私も未知な部分に不安もあるしで、仕事の分担に悩んでいます。管理者は、介護未経験なので、覚えてもらいたいことも沢山あります。ひとまず、全部引き受け、徐々に引き継ぐほうが良いのでしょうか？分担するとしたら、管理者には何と何、生活相談員の私はどれとどれ、どう分担すると効率良くまわるのでしょうか？お知恵をおかしください。

まずは現状の整理と目標設定から

新規デイサービスの生活相談員として、多くの業務を抱え、仕事分担に悩むのは当然のことです。特に、未経験の管理者との連携は、スムーズな運営のために非常に重要です。まずは、現状を正確に把握し、目標を設定することから始めましょう。

現状の業務内容の可視化: 質問者様の現在の業務内容を詳細にリストアップし、それぞれの業務にかかる時間や頻度を記録します。これにより、どの業務に時間がかかっているのか、どの業務を分担すべきかの判断材料になります。
管理者のスキルと経験の把握: 管理者の介護経験の有無、事務経験の有無、マネジメント経験の有無などを把握します。これにより、管理者にどの業務を任せられるか、どのようなサポートが必要かを判断できます。
目標設定: 最終的にどのようなデイサービスを目指すのか、利用者様にとってどのようなサービスを提供したいのか、チームとしてどのような働き方をしたいのかなど、具体的な目標を設定します。目標が明確であれば、そこから逆算して業務分担を考えることができます。

業務分担の具体的な提案

次に、具体的な業務分担について提案します。ここでは、管理者と生活相談員がそれぞれどのような業務を分担し、どのように連携していくのが効果的かを解説します。

管理者の業務分担案

未経験の管理者の場合、まずは介護業務以外の業務に慣れてもらうことが重要です。以下の業務を優先的に任せることを提案します。

事務業務: 契約業務、計画票作成、実績票作成、請求業務など、事務的な業務は、管理者に積極的に任せましょう。これらの業務は、介護業務と異なり、経験がなくても比較的習得しやすいものです。
シフト管理: 職員のシフト管理は、全体の業務を把握し、人員配置を最適化するために重要です。管理者にシフト管理を任せることで、全体の業務バランスを把握する能力を養うことができます。
外部との連携: ケアマネージャーや関係機関との連絡調整は、管理者の重要な役割です。管理者にこれらの業務を任せることで、対外的なコミュニケーション能力を向上させることができます。
経営的な視点: 経営的な視点を持つことも重要です。経営会議への参加や、運営に関する意思決定への参画を通じて、経営スキルを身につけることができます。

生活相談員の業務分担案

生活相談員は、介護業務と事務業務の両方を担うことになります。以下の業務を中心に担当し、徐々に業務範囲を広げていくのが良いでしょう。

介護業務: 利用者様の介護業務は、生活相談員の重要な役割です。経験を活かし、質の高い介護を提供しましょう。
アセスメント: 利用者様のアセスメントは、適切なケアプランを作成するために不可欠です。
ケアマネージャーとの連携: ケアマネージャーとの情報交換は、利用者様にとって最適なサービスを提供するために重要です。
記録業務: 連絡帳への記入や、提供票の記入など、記録業務は正確に行いましょう。
相談業務: 利用者様やご家族からの相談に対応し、必要な情報提供やアドバイスを行いましょう。

業務分担をスムーズに進めるための具体的なステップ

業務分担をスムーズに進めるためには、以下のステップを踏むことが重要です。

段階的な分担: 最初からすべての業務を分担するのではなく、段階的に分担を進めていきましょう。まずは、管理者が習得しやすい事務業務から始め、徐々に介護業務も分担していくのが良いでしょう。
OJT（On-the-Job Training）の実施: 管理者に対して、OJTを実施し、業務の具体的な手順やポイントを教えましょう。
マニュアルの作成: 業務マニュアルを作成し、誰でも同じように業務を行えるようにしましょう。
定期的なミーティング: 定期的にミーティングを行い、業務の進捗状況や課題を共有し、改善策を検討しましょう。
フィードバックの実施: 互いにフィードバックを行い、業務の改善に繋げましょう。

未経験の管理者との連携を円滑にするためのポイント

未経験の管理者との連携を円滑にするためには、以下のポイントを意識しましょう。

コミュニケーションの徹底: 積極的にコミュニケーションを取り、情報共有を密にしましょう。
相互理解: 互いのスキルや経験、強みを理解し、尊重し合いましょう。
役割分担の明確化: 役割分担を明確にし、責任の所在を明確にしましょう。
サポート体制の構築: 管理者をサポートする体制を構築しましょう。
感謝の気持ち: 互いに感謝の気持ちを伝え合い、良好な関係を築きましょう。

未経験の管理者は、介護に関する知識や経験が不足している場合があります。生活相談員は、介護の専門家として、管理者をサポートし、共に成長していく姿勢が重要です。具体的には、以下のようなサポートが考えられます。

介護技術の指導: 介護技術に関する指導やアドバイスを行いましょう。
情報提供: 介護に関する最新の情報や知識を提供しましょう。
相談対応: 介護に関する疑問や不安に対して、相談に乗りましょう。
チームワークの醸成: チームワークを醸成し、一体感を高めましょう。

成功事例の紹介

ここでは、業務分担と管理者との連携に成功したデイサービスの事例を紹介します。

事例1: あるデイサービスでは、管理者が介護未経験だったため、生活相談員が中心となって、介護業務の指導やOJTを実施しました。また、定期的なミーティングを通じて、業務の進捗状況や課題を共有し、改善策を検討しました。その結果、管理者は介護に関する知識やスキルを習得し、生活相談員との連携もスムーズに進み、利用者様にとって質の高いサービスを提供できるようになりました。

事例2: あるデイサービスでは、管理者が事務業務に慣れていないため、生活相談員が事務業務をサポートしました。具体的には、請求業務や計画票作成などを分担し、マニュアルを作成して、誰でも同じように業務を行えるようにしました。その結果、管理者は事務業務に慣れ、生活相談員は介護業務に集中できるようになり、業務効率が向上しました。

キャリアアップとスキルアップの戦略

新規デイサービスでの経験は、あなたのキャリアアップとスキルアップに大きく貢献します。積極的に業務に取り組み、自己研鑽を続けることで、さらなる成長を遂げることができます。

資格取得: 介護福祉士の資格を活かし、さらに上位の資格（ケアマネージャーなど）取得を目指しましょう。
研修参加: 介護に関する研修やセミナーに参加し、知識やスキルを向上させましょう。
情報収集: 介護に関する最新の情報や動向を収集し、自己学習を続けましょう。
リーダーシップの発揮: チームをまとめ、より良いサービスを提供するために、リーダーシップを発揮しましょう。
自己分析: 自分の強みや弱みを分析し、今後のキャリアプランを立てましょう。

これらの経験を通じて、あなたは介護業界で活躍できる人材へと成長できるでしょう。

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まとめ

新規デイサービスの生活相談員として、業務分担と未経験の管理者との連携は、最初は大変かもしれません。しかし、適切な分担とコミュニケーション、そして互いを尊重し、協力し合うことで、必ず乗り越えることができます。この記事で紹介した具体的なアドバイスを参考に、あなた自身のキャリアを切り開き、利用者様にとってより良いサービスを提供できるよう、頑張ってください。

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