生活介護事業所の組織図変更で現場が崩壊寸前！あなたはどうする？
生活介護事業所の組織図変更で現場が崩壊寸前！あなたはどうする？
生活介護事業所の組織図について、以下のようなご相談をいただきました。
正職員（管理者などを含む）20名弱の生活介護兼短期入所事業所についてです。古くから別の場所で運営されていた生活介護事業所が今の新しい建物に移転し、それを機に短期入所も始めた施設です。でも、まだ組織図的なものからして手探りで、日々の運営もそうです。施設長や管理者らの密室の会議のようなものによりルールからしてよく変わります。
利用者定員は生活介護が40〜45人ほど、短期入所が10人ほどです。正職員は基本的に生活介護と短期入所兼務です。（サビ管などは夜勤なし。）
わたしが正職員として入職したのは今の施設ができて2年目で、わたしが入ってからこの3年間、正職員も常勤パートも古くからいる人はほとんど辞め、わたしの後に入ってきた人も辞めた人のほうが多いです。現場環境は明らかに悪化していますが、管理者の人たちには危機感が見られないというか、反省・改善する方向性が根本的におかしいようにわたしには映ります。その点についてもちろん機会があれば訴えていますが、管理者側はまるで相手にしません。
そういう状況下で新年度に入り、これまたろくに説明もなく、上の人間が一方的に組織図を変え、その体制でいきなり業務が始まりました。
これまでは、ベテランの正職員が2、3名生活介護の現場で日替わりでリーダーを務め、経験の浅い正職員がリーダー補助を務めていました。現場職員がそもそも足りないため、リーダーやリーダー補助もリーダー席（排泄記録などをはじめノートを記入したり電話に出たりする）から離れて介助に当たっている時間が多く、それでも足りず、トイレに間に合わないで利用者さんに迷惑をかけたり、リーダー含め運転や添乗で施設そのものから職員が離れることも多いため、連絡ノートを介した御家庭や他施設との情報の基本的なやりとりに支障が出る程でした。（ノートを出すのも忘れたままになる、ノートを出しても全部記入できない、ノートに挟まれている大事なものを受け取らないで返す等。）
管理者やサビ管は同じ建物の別階にいて、基本的に支援を手伝うことはないです。でも、サビ管は朝礼や終礼をしたり（みんな施設を離れていたり介助中だったりで参加できるメンバーはあまりいませんが）、職員申し送りノートなどに一方的に指示を書いてきたり、現場の情報は全部把握したいので（苦情を受けるのは自分たちだということで）、自分たちに逐一細かい情報を送るよう言ってきます。自分たちが事務所で事務作業などをしている間、上の階で何が起きているかを、上の階で動いている職員、特にリーダーは常に情報を集約して下の階に実況しろ、ということです。（ちなみに監視カメラはあちこちにあり、事務所にはマルチモニターがあります。）
そこは多動や医療的ケアなど幅広い特性で重度の利用者を多く受け入れていて（平均5以上）、部屋も一つではなく、風呂でも送迎でも職員を取られ、フロアが常に職員不足になるのだから、事務所からも応援に来るか、細かい情報が欲しいのなら事務所から上がってきて自ら取りに来て欲しい程なので、リアルタイムでの報告を1階にいるサビ管まで電話やラインで逐一よこせというのは違うんじゃないのかなと思うのです。まぁ、上の者が下に文句を言うのは自由ですが、説教するだけで自分たちは改善せず、わたしたちの訴えは却下するだけ、という関係性です。
それがさらに新年度になり、組織図変更が行われました。これまでは、サビ管の下がリーダーだったんですが、生活介護のサビ管とリーダーの間に新たに主任と副主任が設けられ、今まで主力でリーダーをしていたベテラン職員（例外的に夜勤なしの正職員）が主任になりました。サビ管が言うには、今まで自分がサビ管と主任を兼務してきたけど、自分はサビ管に専念し、主任はそのリーダー職をしてきた人に任せ、その人もこれからは現場を離れて事務所にいるとのことです。
ただでさえ人手不足だというのに、フロアで中心的に動いていた人物（その人は平凡な支援員の3人分、4人分の働きをしていて、それでも回らずその人自身疲弊していたけど…）を事務所の自分の横に置き、新たに入る支援員もおらず、わたしも含めこれまでリーダー補助をしていた職員がリーダーをしなさい、ということになりました。特に説明もなく、サビ管作の複数ページに渡る膨大な内容のリーダー業務マニュアルが申し送りノートに挟まれてある状態での命令です。
この、サビ管、主任、副主任（この人は有休中）、リーダー、リーダー補助、ヒラの支援員、という生活介護の組織図変更ってどう思いますか！？ほかの事業所でもそうなっているのでしょうか。
今回の相談は、生活介護事業所の組織図変更に伴う現場の混乱と、管理者側の対応に対する不満についてです。人手不足の中で、リーダーの配置や業務分担が変更され、現場の負担が増加している状況が詳細に語られています。この記事では、この状況を打開するための具体的なアドバイスと、より良い職場環境を築くためのヒントを提供します。
1. 現状分析：組織図変更の背景と問題点
まずは、現状を詳しく分析し、問題点を明確にしましょう。今回の組織図変更は、以下の点が問題として挙げられます。
- 人手不足の深刻化: 現場の職員が不足しているにも関わらず、リーダー経験者が事務所に配置され、現場のリーダー不足が加速しています。
- コミュニケーション不足: 組織図変更に関する十分な説明がなく、現場の職員が混乱しています。管理者は現場の状況を把握しようとせず、一方的な指示ばかりです。
- 業務負担の増加: リーダー業務マニュアルが膨大で、リーダーの負担が増加しています。
- 管理者側の姿勢: 現場の意見を聞き入れず、改善策を講じようとしない管理者の姿勢が、現場の士気を低下させています。
これらの問題が複合的に絡み合い、現場の混乱と職員の離職を招いていると考えられます。
2. 組織図変更に対する具体的なアドバイス
今回の組織図変更に対して、いくつかの具体的なアドバイスを提案します。
2-1. 組織図の再検討と改善提案
まずは、現在の組織図の問題点を具体的に指摘し、改善を提案することが重要です。具体的には、以下の点を提案できます。
- リーダーの配置の見直し: 現場経験豊富なリーダーを事務所に配置するのではなく、現場のリーダーとして配置し、現場の状況を把握できるようにする。
- リーダー業務の簡素化: 膨大なリーダー業務マニュアルを見直し、業務を簡素化する。
- 現場の意見の吸い上げ: 定期的に現場の職員から意見を聞き、改善策を検討する場を設ける。
- 人員配置の最適化: 職員のスキルや経験を考慮し、適切な人員配置を行う。
これらの提案を、具体的な改善策としてまとめ、管理者側に提示しましょう。客観的なデータや根拠を示すことで、提案の説得力を高めることができます。
2-2. コミュニケーションの改善
組織内のコミュニケーション不足も、大きな問題です。以下の点を改善することで、コミュニケーションを円滑にすることができます。
- 情報共有の徹底: 組織図変更や業務内容の変更について、事前に十分な説明を行い、職員の理解を深める。
- 意見交換の場の設置: 定期的にミーティングを行い、現場の職員から意見や要望を聞き、改善策を検討する。
- 報連相の徹底: 現場で起きた問題を、速やかに管理者や関係者に報告し、情報共有を行う。
コミュニケーションを改善することで、職員間の連携が強化され、問題解決能力も向上します。
2-3. 業務効率化の推進
業務効率化も、現場の負担を軽減するために重要です。以下の点を検討しましょう。
- 業務プロセスの見直し: 業務プロセスを分析し、無駄な作業を削減する。
- ICTツールの活用: 記録や情報共有に、ICTツールを活用し、業務効率を向上させる。
- マニュアルの整備: 業務マニュアルを整備し、誰でも同じように業務を行えるようにする。
業務効率化を進めることで、職員の負担が軽減され、より質の高いサービスを提供できるようになります。
3. 組織図変更に関する他の事業所の事例
他の事業所の事例を参考にすることで、自社の組織図変更のヒントを得ることができます。以下に、いくつかの事例を紹介します。
3-1. 事例1：チーム制の導入
ある生活介護事業所では、チーム制を導入し、各チームにリーダーを配置しました。チーム内で情報共有を密に行い、問題解決能力を高めました。また、チームごとに業務分担を行い、個々の負担を軽減しました。この結果、職員のモチベーションが向上し、離職率が低下しました。
3-2. 事例2：ICTツールの活用
別の生活介護事業所では、記録や情報共有にICTツールを導入しました。これにより、情報の可視化が進み、職員間の連携が強化されました。また、業務効率が向上し、残業時間が減少しました。ICTツールの活用は、業務の質の向上にもつながりました。
3-3. 事例3：研修制度の充実
ある生活介護事業所では、研修制度を充実させ、職員のスキルアップを支援しました。研修を通して、職員は専門知識や技術を習得し、自信を持って業務に取り組めるようになりました。また、研修を通して、職員間のコミュニケーションも深まり、チームワークが向上しました。
これらの事例を参考に、自社の状況に合った改善策を検討しましょう。
4. 相談者ができること：具体的な行動プラン
相談者が、現状を改善するためにできる具体的な行動プランを提案します。
4-1. 問題点の可視化と記録
まずは、現状の問題点を具体的に可視化し、記録することから始めましょう。具体的には、以下の点を記録します。
- 業務の遅延やミス: 業務が遅延したり、ミスが発生した場合は、その内容と原因を記録する。
- 職員の負担: 職員の負担が増加している場合は、具体的な業務内容と時間を記録する。
- コミュニケーション不足: コミュニケーション不足による問題が発生した場合は、その内容と原因を記録する。
これらの記録は、問題点を客観的に示すための根拠となります。記録に基づいて、管理者側に改善を求めることができます。
4-2. 改善提案書の作成
記録に基づいて、具体的な改善提案書を作成しましょう。改善提案書には、以下の内容を盛り込みます。
- 問題点の明確化: 現状の問題点を具体的に記述する。
- 改善策の提案: 問題点に対する具体的な改善策を提案する。
- 期待される効果: 改善策を実施した場合に、どのような効果が期待できるかを記述する。
- 根拠となるデータ: 問題点や改善策の根拠となるデータを提示する。
改善提案書は、管理者側に提出し、改善を求めるための重要なツールとなります。
4-3. 交渉と働きかけ
改善提案書を提出した後、管理者との交渉や働きかけを行いましょう。具体的には、以下の点を意識します。
- 対話の機会を設ける: 管理者と定期的に対話する機会を設け、問題点や改善策について話し合う。
- 建設的な提案をする: 感情的にならず、建設的な提案を心がける。
- 粘り強く働きかける: 一度で改善されない場合でも、粘り強く働きかけ続ける。
粘り強く働きかけることで、管理者の意識を変え、改善を実現できる可能性があります。
4-4. 専門家への相談
状況が改善しない場合は、専門家への相談も検討しましょう。専門家は、組織運営や人事管理に関する専門知識を持っており、具体的なアドバイスをしてくれます。また、第三者の視点から、問題点を客観的に分析し、解決策を提案してくれます。
専門家への相談は、問題解決の糸口を見つけるための有効な手段となります。
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5. 長期的な視点：キャリアと職場環境の改善
現状の組織図変更と職場環境の悪化は、あなたのキャリアにも影響を与える可能性があります。長期的な視点を持って、キャリアと職場環境の改善に取り組みましょう。
5-1. スキルアップとキャリアプランの策定
まずは、自身のスキルアップを図り、キャリアプランを策定しましょう。具体的には、以下の点を検討します。
- 専門知識の習得: 介護に関する専門知識を深め、スキルアップを目指す。
- 資格取得: 介護福祉士やケアマネージャーなどの資格取得を目指す。
- キャリアプランの策定: 将来的にどのようなキャリアを歩みたいのかを明確にし、目標を設定する。
スキルアップとキャリアプランの策定は、あなたのキャリアをより豊かにするための基盤となります。
5-2. 職場環境の改善への貢献
職場環境の改善にも積極的に貢献しましょう。具体的には、以下の点を意識します。
- 問題提起と提案: 職場環境の問題点に気づいたら、積極的に問題提起し、改善策を提案する。
- チームワークの強化: チームワークを意識し、他の職員と協力して業務に取り組む。
- 情報発信: 職場環境の改善に関する情報を発信し、他の職員の意識を高める。
職場環境の改善に貢献することで、より働きやすい環境を築き、自身のキャリアも向上させることができます。
5-3. 転職も視野に
現状の職場環境が改善されない場合は、転職も視野に入れることも重要です。転職することで、より良い職場環境やキャリアアップの機会を得ることができます。転職を検討する際には、以下の点を意識しましょう。
- 自己分析: 自分の強みや弱み、キャリアプランを明確にする。
- 情報収集: 転職先の情報を収集し、自分に合った職場を探す。
- 面接対策: 面接対策を行い、自信を持って面接に臨む。
転職は、あなたのキャリアを大きく変える可能性を秘めています。慎重に検討し、最適な選択をしましょう。
6. まとめ：より良い職場環境を求めて
今回の相談は、生活介護事業所の組織図変更に伴う現場の混乱と、管理者側の対応に対する不満についてでした。現状を改善するためには、組織図の再検討、コミュニケーションの改善、業務効率化の推進、そして相談者の積極的な行動が不可欠です。また、長期的な視点を持って、スキルアップやキャリアプランの策定、職場環境の改善への貢献、そして転職も視野に入れることが重要です。
より良い職場環境を求めて、積極的に行動し、あなたのキャリアを切り開いていきましょう。
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