社会福祉士実習後の施設長への連絡方法：年末の忙しい時期でも失礼なく、好印象を与える電話のかけ方

社会福祉士実習後の施設長への連絡方法：年末の忙しい時期でも失礼なく、好印象を与える電話のかけ方

この記事では、社会福祉士の実習後に、実習の振り返りや反省の書類に施設長からのコメントを記入してもらう必要が生じた際に、どのように連絡を取れば良いのか、具体的な電話のかけ方や、年末の忙しい時期でも相手に失礼なく、かつ好印象を与えるためのポイントを解説します。社会福祉士を目指す方々が直面する可能性のあるこの状況に対し、円滑なコミュニケーションを図り、今後のキャリアに繋げるためのアドバイスを提供します。

1. 現状の整理：なぜ今、施設長への連絡が必要なのか？

まず、落ち着いて状況を整理しましょう。今回の問題は、社会福祉士の実習で提出が必要な書類に、施設長からのコメントが未記入であるという点です。これは、あなたのキャリア形成において重要な意味を持ちます。実習の振り返りや反省は、今後の学習や成長の糧となるだけでなく、就職活動においてもあなたの経験を具体的に示すための貴重な資料となります。施設長からのコメントは、あなたの専門性や人間性を評価するものであり、今後のキャリアに大きな影響を与える可能性があります。

問題解決のためには、以下の点を明確にしておくことが重要です。

• 書類の提出期限: 大学への提出期限を確認し、いつまでに書類を揃える必要があるのかを把握しましょう。
• 未記入の理由: なぜ施設長がコメントを記入しなかったのか、考えられる理由をいくつか挙げてみましょう。例えば、多忙であった、書類の存在を忘れていた、などです。
• 連絡手段の選択: 電話以外に、メールや手紙での連絡も検討しましょう。状況に応じて最適な方法を選択することが重要です。

2. 電話をかける前の準備：失礼のないコミュニケーションのために

電話をかける前に、いくつかの準備をしておくことで、相手に失礼なく、スムーズに話を進めることができます。事前の準備は、あなたの誠意を伝え、相手に好印象を与えるためにも不可欠です。

1. 連絡する時間帯の選定: 施設側の営業時間を確認し、忙しい時間帯（始業直後や終業間際、昼休憩など）を避けて電話をかけましょう。一般的に、午前10時から11時、午後2時から4時頃が比較的繋がりやすい時間帯です。
2. 話す内容の整理: 伝えたい内容を事前に整理し、簡潔に話せるように準備しましょう。話す内容をメモにまとめておくと、落ち着いて話すことができます。話す内容は、以下の3点を含めるようにしましょう。
   • 自己紹介と、実習でお世話になったことへの感謝の言葉
   • 書類にコメントを記入してほしい理由と、その必要性
   • 相手に負担をかけないための配慮（例：記入期限、記入方法の提案など）
3. 言葉遣いとマナーの確認: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を示しましょう。電話口でのマナー（明るい声で話す、相手の話を遮らないなど）も重要です。
4. 代替案の準備: 施設長が多忙で対応が難しい場合に備え、メールでのやり取りや、他の職員の方に依頼するなど、代替案をいくつか考えておきましょう。

3. 電話のかけ方：具体的な例文とポイント

電話をかける際には、以下の例文を参考に、状況に合わせて言葉遣いを調整してください。重要なのは、相手への敬意を示しつつ、簡潔かつ明確に伝えることです。

電話の例文

「〇〇（施設名）の〇〇様（施設長の役職名）はいらっしゃいますでしょうか。私、〇〇大学の〇〇と申します。〇〇（あなたの名前）と申します。いつも大変お世話になっております。

（施設長に代わったら）

〇〇様、お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇（あなたの名前）と申します。〇〇（実習の期間）に実習でお世話になりました。

実は、大学に提出する書類のことで、〇〇様にご相談させて頂きたいことがございます。実習の振り返りとして提出する書類に、〇〇様からのコメントを頂く欄があり、まだ記入して頂いていないことに気づきまして…。大変恐縮なのですが、お忙しいところ申し訳ございません、〇〇様にご記入頂くことは可能でしょうか。

もし、〇〇様のご都合がよろしければ、書類をお渡しする方法や、記入期限など、ご相談させて頂きたいのですが、いかがでしょうか。お忙しいところ大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。」

電話をかける際のポイント

• 自己紹介を明確に: 大学名、学科、氏名を名乗り、相手に誰からの電話かすぐにわかるようにしましょう。
• 感謝の気持ちを伝える: 実習でお世話になったことへの感謝の気持ちを最初に伝えることで、相手との良好な関係を築くことができます。
• 要件を簡潔に伝える: 伝えたい内容を簡潔にまとめ、相手に負担をかけないようにしましょう。
• 相手の状況を考慮する: 相手が忙しい状況であることを理解し、相手の都合を伺う姿勢を示しましょう。
• 代替案を提示する: 相手が対応できない場合に備え、メールでのやり取りや、他の職員の方に依頼するなど、代替案を提示しましょう。
• 記入方法の提案: 施設長が記入しやすいように、書類の郵送や、大学への直接提出など、具体的な方法を提案しましょう。
• 期限を伝える: 大学への提出期限を伝え、いつまでに書類が必要なのかを明確に伝えましょう。
• 丁寧な言葉遣いを心がける: 敬語を正しく使い、相手への敬意を示しましょう。
• 落ち着いて話す: 緊張するかもしれませんが、落ち着いて、ゆっくりと話すように心がけましょう。
• メモを用意する: 話す内容をメモしておくと、スムーズに話を進めることができます。

4. 電話後の対応：感謝の気持ちと、今後の関係構築

電話でのやり取りが終わった後も、丁寧な対応を心がけることで、相手との良好な関係を維持し、今後のキャリアに繋げることができます。

• お礼の連絡: 電話で対応してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。メールや手紙でお礼状を送るのも良いでしょう。
• 書類の提出: 施設長に記入していただいた書類は、期日までに大学に提出しましょう。提出後、大学の先生にも報告し、今後のアドバイスを仰ぎましょう。
• 今後の関係構築: 今後も、施設との関係を大切にし、必要に応じて連絡を取り合いましょう。実習中に得た経験や学びを活かし、社会福祉士としてのキャリアを築いていきましょう。
• 自己分析と振り返り: 今回の経験を活かし、自己分析を行いましょう。なぜ書類の確認が遅れたのか、どのようにすれば同じミスを防げるのかを考え、今後の行動に活かしましょう。

メールでお礼状を送る場合の例文

件名：〇〇大学〇〇（氏名）です。この度はありがとうございました

〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇大学の〇〇（氏名）です。

この度は、お忙しい中、お電話でのご対応、誠にありがとうございました。おかげさまで、無事に書類を提出することができそうです。心より感謝申し上げます。

〇〇様にご指導いただいたことを胸に、社会福祉士として、今後も精進してまいります。今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

末筆ではございますが、〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇（氏名）

5. 失敗から学ぶ：再発防止のための対策

今回の経験から学び、同様のミスを繰り返さないための対策を講じることが重要です。具体的な対策としては、以下の点が挙げられます。

• スケジュールの管理: 提出期限や重要なイベントを、カレンダーや手帳に記録し、定期的に確認する習慣をつけましょう。
• 書類の確認: 提出前に、書類の内容や必要なものが全て揃っているか、必ず確認する習慣をつけましょう。
• 周囲への相談: 困ったことがあれば、一人で抱え込まずに、大学の先生や、実習先の指導員、友人などに相談しましょう。
• 情報収集: 社会福祉士に関する情報を積極的に収集し、知識やスキルを向上させましょう。
• 自己管理能力の向上: 時間管理、タスク管理、ストレス管理など、自己管理能力を高める努力をしましょう。

6. 社会福祉士としてのキャリアを成功させるために

今回の経験は、社会福祉士としてのキャリアを歩む上で、貴重な学びとなるはずです。社会福祉士として活躍するためには、専門知識や技術だけでなく、コミュニケーション能力や問題解決能力、自己管理能力など、様々な能力が求められます。

社会福祉士として成功するためには、以下の点を意識しましょう。

• 継続的な学習: 常に最新の知識や情報を学び、専門性を高めましょう。
• 実践的な経験: 実習やボランティア活動などを通して、実践的な経験を積みましょう。
• コミュニケーション能力の向上: 相手の気持ちを理解し、円滑なコミュニケーションを図る能力を磨きましょう。
• 問題解決能力の向上: 問題の本質を見抜き、適切な解決策を導き出す能力を磨きましょう。
• 自己管理能力の向上: 時間管理、タスク管理、ストレス管理など、自己管理能力を高めましょう。
• 倫理観の涵養: 倫理的な視点を持ち、常に利用者の権利を尊重する姿勢を大切にしましょう。
• チームワーク: チームの一員として、他の専門職と連携し、協力して業務に取り組む姿勢を持ちましょう。

社会福祉士は、人々の生活を支え、社会に貢献できる、やりがいのある仕事です。今回の経験を活かし、社会福祉士としてのキャリアを成功させてください。

7. まとめ：誠意ある対応で、未来を切り開く

今回の問題は、社会福祉士を目指すあなたにとって、成長の機会です。施設長への連絡は、あなたの誠意と、今後のキャリアへの意欲を示す絶好のチャンスです。丁寧な準備と、失礼のないコミュニケーションを心がけることで、相手に好印象を与え、スムーズに問題解決へと繋げることができます。そして、今回の経験を活かし、自己成長を促し、社会福祉士としての未来を切り開いていきましょう。

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