4年目公務員、異動先の福祉分野で業務量に圧倒され「毎日泣きそう」なあなたへ

こんにちは。この記事では、4年目にして初めての異動で、福祉分野の業務に圧倒され、毎日不安でいっぱいになっている公務員の方に向けて、具体的なアドバイスと心の持ち方をお伝えします。新しい環境での業務、人間関係の変化、そして未経験の業務への挑戦は、誰にとっても大きなストレスになり得ます。この記事を読めば、あなたの抱える不安を少しでも和らげ、前向きに新しい業務に取り組むためのヒントが得られるはずです。

こんにちは。某市役所で働いている今年の春4年目になる公務員です。

私はこの春初めての異動で別の課に配属されました。今までは新卒で採用されて初めて市民課という主に来たお客さんに対して接客する窓口業務の課でした。

市民課も初めはそれなりに大変でしたし、忙しい時期は目まぐるしい忙しさなので苦労しましたが、主に接客ですし、大きな責任のある自分担当の業務などほぼありませんでした。

予算や補助金、入札などは上司が携っており、伝票や請求書などは庶務担当がやっていたので、私にはほぼ無関係で未知の世界でした。

私の係は主に窓口対応で、担当の仕事も5個くらいありましたが、どれも大した仕事はありませんでした。

市民課は主に今日から１日みんなで頑張ろうスタンスで、主に書類のチェックだとか、誰に聞いてもみんながわかるような仕事内容でした。

人間関係もものすごく良く怒られたことはありませんし、みんな優しく本当に大好きでした。

今回4年目にして初めての異動で、福祉分野(主に事業)に配属されました。そこでは、自分担当の施設が何個かあり、その施設管理や、高齢者への補助金業務、入札や高齢者イベントの企画、自分で伝票を切らないといけなかったり、市民課とは全く違う未知の世界でした。

この２日間で、引き継ぎに行ったのですが、なかなか終わらず、５時間くらいかかりました。前任の方も庁外に異動になってしまい、なかなかすぐに聞くことが難しそうです。

今度はみんなでというよりかは、自分担当の重い仕事が10以上あり、同じ係の人でもわからない部分が沢山あるようです。

引き継ぎの時点で、訳もわからず、年間通してやることを説明され、どれも取り掛かる時期は早めの方が良さそうですし、業務量が多すぎて、何がなんだかよくわかりません。

初めての畑で４月にやらないといけないことも沢山ありそうですし、みんなも忙しそうなので聞きづらいですし、既に息が詰まりそうです。

また前任者が残した仕事もいくつかありそうですし、1年で全て計画通りにできるのか不安でいっぱいで、毎日泣きそうです。

人間関係も1からやり直しですし、初めての業務で伝票を取り扱ったこともなければ、市民課では電卓すらほとんど使ったことがなかったので、本当に不安です。

市民課は業務にも人にも恵まれて、最高の3年間でした。楽をしすぎたなと後悔もしました。

まぁ若いので、色んな業務を経験した方が自分のためになると思ってはいますが、引き継ぎの時点で既にキャパオーバーになりそうで、４月1日からの異動が不安で苦痛でたまりません。

同じような公務員の方、ぜひ色んなアドバイスを頂けると嬉しいです。

1. 現状の整理と問題点の明確化

まず、現状を整理し、具体的に何が不安なのか、問題点を明確にすることが重要です。今回の異動であなたが抱えている主な不安は以下の点に集約されます。

業務量の多さ: 10以上の担当業務に加え、年間を通して行う業務の多さに圧倒されている。
専門知識の不足: 福祉分野の知識、補助金業務、入札、伝票処理など、未経験の業務が多い。
引き継ぎの難しさ: 前任者が異動し、すぐに質問できる環境にない。引き継ぎ内容も理解が追い付いていない。
人間関係の変化: 新しい職場での人間関係の構築に対する不安。
プレッシャー: 1年で全ての業務をこなせるかというプレッシャー、周囲に相談しにくい状況。

これらの問題点を具体的に把握することで、対策を立てやすくなります。まずは、抱えている不安を紙に書き出し、具体的に整理してみましょう。例えば、「施設管理」と一言で言っても、具体的にどのような業務が含まれるのか、わからないことは何かを整理することで、次に何をすべきかが見えてきます。

2. 新しい業務への具体的な取り組み方

新しい業務への取り組み方として、以下のステップで進めていくことをお勧めします。

ステップ1: 情報収集と業務の全体像の把握

まずは、配属された部署の業務内容を全体的に把握することから始めましょう。具体的には、以下の方法で情報収集を行います。

業務マニュアルや関連資料の確認: 部署で使われているマニュアルや過去の資料、関連法令などを確認し、業務の基本的な流れや必要な知識を学びます。
先輩職員への質問: 積極的に先輩職員に質問し、業務内容や注意点、困ったときの対処法などを教えてもらいましょう。質問する際は、事前に質問事項を整理しておくと、効率的に情報収集できます。
関連部署との連携: 他の部署との連携が必要な業務については、担当者と積極的にコミュニケーションを取り、情報交換を行いましょう。
年間スケジュールとタスク管理: 年間の業務スケジュールを把握し、各業務の期日や必要な準備を整理します。タスク管理ツールなどを活用し、業務の進捗状況を可視化することも有効です。

情報収集の際には、わからないことは放置せずに、すぐに質問することが大切です。最初は「こんなことも知らないのか」と思われるのではないかと不安に感じるかもしれませんが、積極的に質問することで、あなたの成長を周囲も応援してくれるはずです。

ステップ2: 業務の優先順位付けと計画的な実行

次に、業務の優先順位をつけ、計画的に実行していくことが重要です。業務量が多いと感じる場合は、以下の方法で優先順位をつけましょう。

緊急度と重要度による分類: 各業務を「緊急度」と「重要度」で分類し、優先順位を決定します。緊急度が高く、重要度も高い業務から優先的に取り組むようにします。
期日の設定: 各業務に具体的な期日を設定し、計画的に進捗管理を行います。期日を設定することで、焦らずに業務に取り組むことができます。
タスクの細分化: 大きなタスクを小さなタスクに分割し、一つずつこなしていくことで、達成感を得ながら業務を進めることができます。
進捗管理: 定期的に進捗状況を確認し、遅延が発生している場合は、原因を分析し、対策を講じます。

計画的に業務を進めることで、業務量が多くても、焦らずに一つずつこなしていくことができます。また、計画通りに進まない場合でも、原因を分析し、改善策を講じることで、次回の業務に活かすことができます。

ステップ3: 積極的に学び、スキルアップを図る

未経験の業務が多い場合は、積極的に学び、スキルアップを図ることが重要です。以下の方法でスキルアップを目指しましょう。

研修への参加: 部署や自治体が主催する研修に参加し、専門知識やスキルを習得します。
資格取得: 業務に関連する資格を取得することで、専門知識を深め、自信を持って業務に取り組むことができます。
自己学習: 専門書やインターネットを活用し、自己学習を行います。
OJT（On-the-Job Training）の活用: 実際に業務を行いながら、先輩職員から指導を受け、実践的なスキルを習得します。
フィードバックの活用: 上司や先輩職員からフィードバックを受け、自分の強みや弱みを把握し、改善点を見つけます。

スキルアップは、あなたの成長を促し、業務への自信を高めます。積極的に学び、自己成長を実感することで、仕事へのモチベーションも向上するでしょう。

3. 人間関係の構築とコミュニケーションの取り方

新しい職場での人間関係の構築は、仕事を進める上で非常に重要です。以下の点に注意して、良好な人間関係を築きましょう。

挨拶と笑顔: 挨拶と笑顔を心がけ、明るく接することで、周囲に良い印象を与え、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
積極的に話しかける: 積極的に同僚に話しかけ、コミュニケーションを取ることで、親睦を深めることができます。
相談しやすい雰囲気作り: 困ったことやわからないことがあれば、遠慮なく相談できるような雰囲気を作りましょう。
感謝の気持ちを伝える: 周囲の協力に対して、感謝の気持ちを言葉で伝えることで、良好な人間関係を築くことができます。
チームワークを意識する: チームの一員として、積極的に協力し、チームワークを意識して業務に取り組みましょう。

人間関係が良好であれば、仕事に関する悩みや不安を相談しやすくなり、精神的な負担を軽減することができます。また、周囲からのサポートを得やすくなり、業務もスムーズに進むようになります。

4. ストレスを軽減するための心の持ち方

新しい環境での業務は、大きなストレスを伴うことがあります。ストレスを軽減するために、以下の心の持ち方を意識しましょう。

完璧主義を手放す: 最初から完璧を求めず、少しずつ成長していくことを意識しましょう。
ポジティブな思考: 困難な状況でも、前向きな思考を心がけ、問題解決に積極的に取り組みましょう。
休息とリフレッシュ: 休息を取り、趣味やリラックスできる時間を持つことで、心身ともにリフレッシュしましょう。
周囲に相談する: 悩みや不安を一人で抱え込まず、上司や同僚、家族などに相談しましょう。
専門家のサポート: 必要に応じて、カウンセリングやコーチングなどの専門家のサポートを受けることも検討しましょう。

ストレスを適切に管理することで、心身の健康を保ち、仕事へのモチベーションを維持することができます。自分に合ったストレス解消法を見つけ、実践しましょう。

5. 異動を成長の機会と捉える

今回の異動は、あなたにとって大きな成長の機会です。新しい業務に挑戦することで、専門知識やスキルを習得し、自己成長を実感することができます。また、新しい人間関係を築くことで、コミュニケーション能力や協調性を高めることができます。

異動を単なる異動と捉えるのではなく、自己成長の機会と捉え、積極的に新しい業務に挑戦し、自己成長を目指しましょう。困難な状況を乗り越えることで、自信を深め、将来のキャリアに繋がる貴重な経験を積むことができます。

今回の異動は、あなたにとって大きな挑戦ですが、必ず乗り越えることができます。焦らず、一つずつ課題をクリアしていくことで、必ず成長を実感し、自信を持って業務に取り組めるようになります。応援しています！

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